Cheat sheet Microsoft Office Access

Cheat sheet Microsoft Office Access

Microsoft Office Access Cheat Sheet

Microsoft Office Access Cheat Sheet



Přístup k podváděcímu listuPravděpodobně jste už někdy slyšeli, jak se slovo „databáze“ vrhá. Databáze je velká sbírka informací, která uživatelům pomáhá organizovat, prohlížet, vyhledávat, načítat a shromažďovat data. Pokud máte databázi, potřebujete správné nástroje a aplikace, které ji zvládnou a vytěží z ní maximum. Zejména pro ty, kteří pracují v týmových prostředích a potřebují sdílet data s jinými lidmi (uživatelé, vývojáři, recenzenti atd.), Je dokonalým řešením Microsoft Access, a pomocí našeho podváděcího listu Access budete profesionálem v žádném okamžiku.



Ulehčete si práci pomocí funkcí a nástrojů Accessu. Pokud si myslíte, že jste dobří v organizování informací, Access vás chystá vyhodit. Když vytváříte soubor v Accessu, v podstatě vytváříte soubor, který obsahuje různé části vaší databáze. Poté můžete svou databázi rozdělit na různé související části, aby byla správa snadná a rychlá. Tyto prvky se nazývají tabulky, dotazy, formuláře, sestavy atd.

Jakmile definujete všechny tyto různé prvky, můžete vše udržovat organizovaně. To vám umožňuje jasně sdílet a dodávat informace a vytvářet celé projekty do jednoho souboru. Bez ohledu na to, k jakému účelu je Access schopen vám nebo vaší firmě pomoci udržet informace jasné, bezpečné a organizované.



Tento podváděcí list si klade za cíl představit lidem, jak fungují nové generace Accessu. Není žádným překvapením, že zvládnutí takto nabité aplikace nějakou dobu trvá. Jsme tu, abychom vám pomohli s některými tipy a triky, jak rychle začít používat Access, nebo si osvěžit paměť, pokud jste veteránem Accessu.

  • Tip: Pokud se vaši přátelé, kolegové nebo zaměstnanci potřebují dozvědět více informací o aplikaci Microsoft Access, nestyďte se a sdílejte tento článek! Znalosti jsou síla a vy máte schopnost pomáhat ostatním učit se sdílením.

Jak procházet pás karet aplikace Microsoft Access

Rozhraní, se kterým pracujeme, může být pro nové uživatele matoucí. Tady je malá infografika o základním rozhraní Accessu založeném na Access 2016 . Pokud si nejste jistí, jaké jsou různé prvky, nemusíte mít obavy. O pásu karet, datových tabulkách, objektech a dalších podrobnostech pojdeme dále v článku. Jen čtěte dál!

Přístup k pásu karet



Naštěstí pro ty, kteří už nějakou dobu pracují s aplikacemi Office, není rozhraní Accessu tak neznámé, jak byste si mysleli. Dobří přátelé, jako je pás karet, lišta Tell Me a panel nástrojů Rychlý přístup, se vracejí, aby vám pomohli, zatímco datová část Accessu zůstává čistá a snadno čitelná.

Úvod do rozhraní pásu karet

Pás karet je již mnoho let hlavní součástí aplikací sady Office, jako je Access. Poprvé byl představen v Office 2007 a byl navržen s ohledem na snazší navigaci. Se stuhou nikdy nebudete muset používat staromódní nabídky s více úrovněmi dílčích nabídek.

Silně vizuální rozhraní vám pomůže rychle najít nástroje, které znáte a máte rádi. Pás karet je váš hlavní způsob navigace v aplikaci Access, otevírá se vám příležitost formátovat text, vkládat prvky, implementovat funkce, vylepšovat databázi a mnoho dalšího.

Přístup k rozhraní pásu karet Nástroje tabulky v přístupu

Na rozdíl od dřívějších verzí aplikace Access má pás karet v nových verzích, jako jsou Access 2016 a Access 2019, plošší a kompaktní design, který umožňuje menší nepořádek na obrazovce, který vás odvádí od práce. Toto minimalistické rozhraní dává aplikaci Access moderní a stylový vzhled, který ji odlišuje od konkurence.

Umístění nástrojů a funkcí je zhruba stejné jako u předchozích verzí, takže byste neměli mít potíže s nalezením svých oblíbených příkazů. Pokud máte potíže, stačí použít novou funkci Tell Me.

Pracujte rychleji s lištou Tell Me

Řekni mi bar v přístupu

Funkce „Řekni mi, co chceš udělat“ nebo jednoduše „Řekni mi“ má za cíl přinést nástroje na dosah, i když neznáte jejich přesné místo na pásu karet. Poprvé byl přidán do většiny aplikací Office 2016 a získal pobyt také v Office 2019. Můžete jej použít kliknutím na něj hned vedle poslední karty na pásu karet nebo stisknutím klávesy Alt + Q klávesy na klávesnici. Všimnete si, že tato funkce vám umožňuje psát - to je, když můžete říci Accessu, co chcete dělat.

Na základě vašeho zadání navrhne Access nástroje, které se vztahují k tomu, co hledáte. Například pokud zadáte „ list vlastností „Panel Řekni mi automaticky zobrazí možnosti, které vám umožní vytvořit nebo upravit list vlastností, a dokonce navrhne další nástroje související s listem.

I když se považujete za přístupového guru, funkce Tell Me vám pomůže urychlit práci. Už nikdy nebudete muset prohledávat pás karet nebo hledat online, abyste znovu našli nějakou funkci.

Seznamte se s kulisou

Bckstage oblast v přístupu

Když kliknete na nabídku Soubor v aplikaci Access (a další aplikaci Office), dostanete se do oblasti, kterou společnost Microsoft nazývá „zákulisí“. Zde místo zobrazení karty s příkazy seřazenými na pásu karet získáte celostránkové zobrazení informací a různých základních úkolů pro otevírání a ukládání souborů, tisk a další možnosti sdílení.

Kromě toho můžete pomocí nabídky Soubor zobrazit informace o aktuálně otevřeném souboru. To znamená vidět čas, kdy byl vytvořen, naposledy změněn, vlastníka, stejně jako velikost souboru a mnoho dalšího. Můžete také použít funkci Compact & Repair nebo přidat ochranu hesla jako vlastník souboru.

Definování databázových objektů v Accessu

Nyní, když jsme dostali základní rozhraní dolů, je čas seznámit se s databázovými objekty, se kterými budete pracovat v Accessu. Tyto objekty uvidíte v navigačním podokně vlevo, jakmile začnou vytvářet vaše projekty. Objekty můžete vytvářet na kartě Vytvořit na pásu karet a v budoucnu je kdykoli upravit tak, aby se přizpůsobily změnám v databázi. Pojďme se rychle seznámit s možnostmi vašich objektů:

  • Tabulky ukládají související data do řádků (záznamů) a sloupců (polí). Fungují podobně jako buňky v aplikaci Excel a pravděpodobně tvoří velkou část vašich projektů.
  • Dotazy zobrazují, počítají, třídí, filtrují, mění a zkoumají data uložená ve vašich tabulkách.
  • Formuláře jsou vlastní obrazovky, které vám umožňují snadno zadávat nová data a prohlížet již existující data v tabulce.
  • Zprávy zobrazují data z tabulky nebo dotazu v tištěném formátu, což je ideální pro kontrolu a kontrolu chyb.
  • Makra jsou schopna automatizovat opakující se úkoly. Makro můžete spustit kliknutím na tlačítko nebo stisknutím klávesové zkratky přiřazené k makru.
  • Moduly jsou skupiny procedur, napsané v jazyce Visual Basic a slouží také k automatizaci úkolů.

Polní datové typy

Datové typy v přístupu

Existuje mnoho způsobů práce s poli v Accessu, které usnadňují práci s různými projekty. Například definování pole jako čísla namísto textu umožňuje aplikaci Access provádět výpočty s tímto polem.

Zde je rychlý přehled o různé datové typy můžete zadat a jejich chování:

  • Krátký text: Uloží maximálně 255 znaků textu nebo čísel.
  • Dlouhý text: Uloží text až 64 000 znaků.
  • Číslo: Ukládá čísla a umožňuje provádět výpočty pomocí datové buňky.
  • Datum / čas: Ukládá data a / nebo časy.
  • Měna: Ukládá čísla a symboly, které představují skutečné měny.
  • AutoNumber: Automaticky přiřadí každému záznamu jedinečné číslo.
  • Ano / Ne: Uloží hodnotu Ano nebo Ne.
  • Objekt OLE: Ukládá objekty vytvořené v jiných aplikacích, například v tabulce aplikace Excel, dokumentu Word nebo grafice aplikace PowerPoint.
  • Hypertextový odkaz: Ukládá odkazy, na které lze kliknout a otevřít webové stránky nebo soubory v síti.
  • Příloha: Umožňuje připojit soubor nebo obrázek k databázi.
  • Velké číslo: Uloží nepeněžní číselnou hodnotu. (K dispozici pouze v aplikaci Access 2019.)

Začněte šablonou

Šablony přístupu společnosti Microsoft

Zastrašuje vás prázdný dokument? V aplikaci Access máte obrovskou knihovnu šablon, která je již integrována do aplikace a která vám pomůže začít. To vám dává obrovský rychlý start při práci na projektech jakéhokoli rozsahu. V každé z uvedených kategorií najdete více šablon, což znamená, že při každém vytvoření nového dokumentu je k dispozici obrovská škála. I po výběru šablony máte stále mnoho možností, jak následně plně upravit a upravit databázi.

Vždy zálohujte databázi

Toto je tip i pro veterány Accessu. Vždy, a tím to myslíme, vždy pravidelně vytvářejte zálohy vaší databáze. Nikdy nevíte, co se může v budoucnu s vašimi soubory stát kvůli neočekávaným okolnostem. Může být záchranářem mít snadno dostupné zálohy z cloudu nebo jiného počítače.

Užitečné přístupové zkratky, které by měl každý znát

Abychom tento cheat sheet ukončili, rozhodli jsme se zahrnout některé z nejužitečnějších klávesových zkratek Accessu, které můžete použít k urychlení práce:

  • Novou databázi můžete rychle vytvořit stisknutím Ctrl + N .
  • Chcete-li do svého datového listu nebo formuláře přidat nový záznam, stiskněte Ctrl + znaménko plus (+) na klávesnici.
  • Stránku můžete přiblížit a oddálit stisknutím klávesy Z.
  • Přepnout navigační podokno pomocí F11 .
  • Otevřete kartu Najít a vyhledejte v datovém listu nebo formuláři pomocí Ctrl + F .
  • Svou databázi můžete rychle uložit pomocí Ctrl + S .

Pokud hledáte softwarovou společnost, které můžete důvěřovat pro její integritu a čestné obchodní praktiky, nehledejte nic jiného než SoftwareKeep. Jsme Microsoft Certified Partner a BBB Accredited Business, kterému záleží na tom, abychom našim zákazníkům přinesli spolehlivé a uspokojivé zkušenosti s potřebnými softwarovými produkty. Budeme s vámi před, během a po všech prodejích. To je naše 360stupňová záruka softwaru. Tak na co čekáš? Zavolejte nám ještě dnes +1877 315 ​​1713 nebo pošlete e-mail na adresu sales@softwarekeep.com. Také nás můžete kontaktovat prostřednictvím živého chatu.